Buchhaltung automatisieren: Eingangsrechnungen und E-Rechnung ab 2027

Die E-Rechnung kommt im inländischen B2B-Verkehr stufenweise. Für die Automatisierung ist vor allem wichtig, dass das Empfangen schon heute Pflicht ist und das Ausstellen gestaffelt folgt:

Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro brutto) und Fahrausweise. Als E-Rechnung gilt ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, die ohne Anzeigeprogramm kaum lesbar ist. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in das die strukturierten Daten eingebettet sind. In beiden Fällen stehen Lieferant, Positionen, Beträge und Steuersätze bereits maschinenlesbar in der Datei. Sie müssen nicht mehr erkannt, sondern nur gelesen und geprüft werden.

Das Papier verschwindet trotzdem nicht über Nacht. Bis Ende 2026 dürfen Lieferanten weiter Papierrechnungen und, mit Ihrer Zustimmung, PDFs schicken, kleinere Lieferanten bis Ende 2027, und Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind ganz ausgenommen. Ein automatisierter Rechnungseingang muss deshalb auf absehbare Zeit beides können:

• Strukturierte E-Rechnungen: Daten aus der XML lesen, gegen das Format prüfen und weiterverarbeiten, ohne KI und ohne Abtippen.
• Sonstige Rechnungen und Belege: PDFs, Scans und Fotos, bei denen ein Modell die Felder vorschlägt und ein Mensch bestätigt.

Entscheidend ist, dass beide Wege in denselben Freigabe- und Buchungsprozess münden. Sonst entstehen zwei Rechnungseingänge, die sich irgendwann widersprechen, und genau dieses Nebeneinander zweier Aufzeichnungen ist eine der häufigsten Ursachen dafür, dass Zahlen nicht zusammenpassen.

1. 01Empfangen: Rechnungen kommen aus einem Postfach, einem Portal oder einer Schnittstelle in einen festen Eingang. Jeder Beleg wird einmal erfasst; ein erneut gesendeter Beleg erzeugt keinen zweiten Vorgang.
2. 02Auslesen: Bei einer E-Rechnung werden die strukturierten Daten gelesen. Bei einem PDF oder Foto liest ein Modell Felder und Positionen und gibt sie in einem festen Schema zurück.
3. 03Prüfen, bevor ein Mensch es sieht: Entspricht die Datei dem Format? Ergeben die Positionen die Summe? Passt der Lieferant zu einem vorhandenen, statt eine Dublette anzulegen? Was nicht passt, wird erneut versucht oder markiert, nicht einfach zur Prüfung vorgelegt.
4. 04Freigeben: Die Rechnung geht an die zuständige Person, mit dem Originalbeleg neben den ausgelesenen Daten. Wer freigeben darf, ist eine Berechtigung, kein versteckter Knopf.
5. 05Buchen: Erst die Freigabe übergibt den Vorgang per API an die Buchhaltungssoftware oder an Ihr eigenes System.
6. 06Archivieren und protokollieren: Der Originalbeleg wird mit dem Vorgang verknüpft abgelegt, und jede Änderung wird mit Person, Zeitpunkt und vorherigem Wert festgehalten.

DATEV, lexoffice oder sevDesk sind Beispiele für Systeme, an die angebunden werden kann, sofern eine API verfügbar ist. Skofi ist mit keinem dieser Anbieter partnerschaftlich verbunden, und keine veröffentlichte Fallstudie von Skofi deckt bisher eine Anbindung an eine namentlich genannte Buchhaltungssoftware ab. Ob und wie die Anbindung für Ihren Ablauf funktioniert, wird deshalb vor dem Angebot geprüft.

Ein Modell eine Lieferantenrechnung lesen zu lassen, ist schnell gezeigt. Damit ein Finanzteam es an die Bücher lässt, braucht es eine Regel: Das Modell schreibt nie. Es schlägt Positionen vor, eine Person bestätigt, und erst die Bestätigung erzeugt die Buchung. Aus einer Erfassungsaufgabe wird so eine Prüfaufgabe.

So ist es im ERP einer regionalen Handels- und Vertriebsgruppe umgesetzt. Lieferantenrechnungen kamen dort auf Papier und wurden von Hand ins Hauptbuch und in eine Lagertabelle übertragen, die sich ständig widersprachen. Heute wird die Rechnung fotografiert, ein Bildmodell liest die Positionen, und erst die Bestätigung einer Person legt die Eingangsrechnung an und bewegt Lagerbestand, Einkaufspreise und den Lieferantensaldo.

Der Scanner nutzt mehrere API-Schlüssel je Anbieter (Claude und OpenAI) und wechselt bei Ratenlimit, Kontingent- oder Authentifizierungsfehlern automatisch zum nächsten Schlüssel und dann zum zweiten Anbieter. Ist nichts konfiguriert, meldet er das ausdrücklich, statt ein leeres Ergebnis zu liefern, das wie eine Rechnung ohne Inhalt aussieht.

Zur Einordnung: Diese Erfassung wurde als Teil des ERP eines Kunden gebaut, schreibt in dieses ERP und verarbeitet Fotos von Papierrechnungen, keine E-Rechnungen. Ein eigenständiges Rechnungsprodukt hat Skofi nicht gebaut. Bei PDFs und Fotos geht der Beleg an die API des Modellanbieters; senden Sie nur, was die Erfassung braucht, und klären Sie den Einsatz mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Ein Status ist nur dann etwas wert, wenn er die Zahlen verändert. Im genannten ERP durchlaufen Rechnungen die Stufen Entwurf, in Prüfung, freigegeben, offen, teilbezahlt und bezahlt. Entwürfe und Rechnungen in Prüfung zählen bewusst nicht zu Umsatz, Einkauf und offenen Posten, weder in den Listen noch im Dashboard, denn geschuldet ist erst, was freigegeben ist.

Jede Änderung läuft über eine einzige Datenschicht, die die handelnde Person einträgt und eine Feld-für-Feld-Differenz an eine Tabelle anhängt, in der Mitarbeitende lesen und einfügen, aber nichts ändern oder löschen können. Ist eine Zahl falsch, lässt sich feststellen, wer sie wann geändert hat und was vorher dort stand.

Welche Aufbewahrungs- und Archivierungsanforderungen (etwa nach GoBD) für Ihre Belege gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Die Ablage wird dann nach diesen Vorgaben gebaut: Originalbelege in privatem Speicher mit Zugriffsregeln, verknüpft mit dem Vorgang, aus dem sie stammen.

Wenn Ihre Buchhaltungssoftware bereits einen Rechnungseingang mit E-Rechnung-Empfang und Belegerfassung bietet, der Ihre Dokumente verarbeitet, nutzen Sie ihn. Ein eigener Bau daneben erzeugt nur einen Abgleich mehr. Er lohnt sich erst, wenn der Rechnungseingang einen Ablauf speisen muss, den das Produkt nicht abbildet, etwa Lagerbestände und Einkaufspreise, die sich bei der Bestätigung mitbewegen, oder Freigaben, die mehrere Systeme berühren.

Bei geringem Volumen ist Abtippen oft günstiger als ein Prüfbildschirm, der gepflegt werden will. Und zum Monatsabschluss: Keine Fallstudie von Skofi ist ein Monatsabschluss, und es gibt keine Zusage, wie viel Zeit eine Automatisierung an Ihrem Abschluss spart.

Die meisten Projekte liegen zwischen 5.000 und 10.000 US-Dollar, größere Systeme darüber; ein Angebot gibt es nach einem kurzen Gespräch. Den Aufwand bestimmen vor allem die Ausnahmen (der Lieferant mit zwei Schreibweisen, die Gutschrift, das Foto eines Faxes) und die Zahl der Systeme, die am Ende übereinstimmen müssen.